Het Stroomt Journal

Editie 2007.03

~ Stroomt huishoudelijk

Doreen

Doreen erbij

Nu Stroomt aan het groeien is, bleek dat er sterke behoefte was aan iemand die de algemene kantoortaken op zich nam. Op 30 juli is Doreen Kapaan bij Stroomt begonnen als office manager om deze schone taak op zich te nemen. En daar zijn we bijzonder blij mee! Meer weten over Doreen?

Doreen stelt zich voor:

Na mijn opleiding als secretaresse heb ik in diverse branches en bedrijven mijn werkervaring opgedaan. Na wat omzwervingen vind ik het erg leuk om weer in een ‘IT’ wereld te belanden maar dan eentje met bijzonder creatieve mensen. Het fijne aan het werken bij Stroomt is dat het nog een bedrijf is dat groeit. Het is relatief klein en daardoor zijn mijn taken hier erg veelzijdig. Zo ga ik mij straks bezighouden met het samenstellen van dit journal. Daarnaast houd ik mij uiteraard ook bezig met typische office managementtaken zoals het bijhouden van de financiële administratie, een stukje secretariële ondersteuning en facilitaire zaken.

In mijn vrije tijd hou ik mij o.a. bezig met het maken van sieraden. Daarnaast ga ik binnenkort starten met een opleiding tot masseur waar ik ook veel zin in heb. Het is gewoon leuk om iets totaal anders buiten je normale routine op te pakken. Dat wordt straks iedere zaterdag vroeg opstaan en daarnaast theorie in mijn hoofd stampen maar dat heb ik er graag voor over.

Verder wil toevoegen dat ik Stroomt een hele gezellige club mensen vind waar je je snel thuisvoelt!

Doreen

Doreen

Simone

Simone Stroomt

En jawel, onze eerste vrouwelijke ontwerper! We waren bijna bang dat het bij een mannelijk gezelschap zou blijven. Die voodoo hebben we nu gelukkig doorbroken. Welkom Simone Stroomer! Leer Simone kennen

Simone stelt zich voor:

Hallo,

Sinds begin augustus ben ik bij Stroomt aan de slag gegaan als nieuwe user interface designer. En dat bevalt me tot nu toe erg goed. Voordat ik hier terecht kwam, heb ik interaction design werk en onderzoekswerk gedaan. Het eerste bij Green Valley, een bedrijf dat content management oplossingen maakt. En onderzoekswerk bij TNO, waar ik teamtrainingen efficiënter probeerde te maken met behulp van ICT. De basis hiervoor is een studie cognitieve ergonomie die ik in Utrecht heb gedaan.

Ik houd van complexiteit, uitpluizen en puzzelen. Maar veel meer nog houd ik ervan als het gebruik van producten en van informatie zo probleemloos gaat dat er ineens een glimlach op je gezicht verschijnt en je denkt: Hé, dat is handig! Soms zit ‘m dat in simpelheid, soms in algemeenheid en soms in specifiteit. Zolang de omgeving maar aan de mogelijkheden van de mens wordt aangepast. Wat dat betreft denk ik bij Stroomt veel leuke uitdagingen tegen te komen. 

Wat mij kenmerkt? Voor de afwisseling ben ik graag in beweging op plaatsen waar ik me aan de omgeving aan moet passen. Skiën is mijn grote hobby. En als ik het zonder sneeuw moet stellen, ga ik graag het bos in met de mountainbike.

Simone

Edwin

Terugkeer Edwin

Op 1 augustus kwam Edwin thuis bij Stroomt. Nog even ter herinnering: hij was met zijn vriendin een half jaar in Ecuador. We zijn blij dat ie weer terug is en hij heeft natuurlijk veel meegemaakt. Vertel eens Edwin

Tuurlijk, zal ik doen:

"Hoe omschrijf ik 6 geweldige, bijzondere maanden waarvan geen dag hetzelfde is geweest, in een kort overzichtelijk stukje...?"

"We hebben ons verbaasd, verwonderd en gefrustreerd. We hebben verdriet gehad en enorm gelachen. Daarnaast hebben we veel lieve mensen ontmoet, veel geleerd, veel gezien, gitaarles gehad, gedanst. Zes maanden waren we samen weg uit Nederland. Het was mooi, gezellig, goed en leerzaam en we zijn vol nieuwe energie weer terug."

"We wilden om verschillende redenen even weg uit Nederland en vrijwilligerswerk gaan doen. Via via zijn we in Riobamba, Ecuador, terecht gekomen. Dit is op vele manieren een mooi en bijzonder land: bergen met witte toppen, groene valleien, blauwe zee en kleurrijke mensen."

"Misschien zijn we met een iets te naïef beeld aan het werk gegaan. Wij wilden andere mensen gaan helpen, hun situatie verbeteren en nieuwe zaken aanleren. Dat bleek moeilijker dan gedacht. We hebben een behoorlijke periode nodig gehad om te wennen aan de (werk)cultuur. Mensen komen moeilijk hun afspraken na, lange termijn plannen zijn niet aan de orde, efficiëntie komt weinig voor en men heeft last van corruptie, slecht weer of griep."

"Achteraf lijkt het dan ook of wij het meest geleerd hebben. Want daar sta je dan met je goedbedoelde, planmatige aanpak aan een vriendelijk lachende Ecuadoriaanse collega te vragen waar hij was om drie uur. "Gewoon thuis", of "oeps, vergeten" of "was dat dan vandaag??" Niemand die daar mee zit, all part of the... culture."

"De andere, positievere kant van het verhaal is dat collega's altijd tijd voor je hebben. Je kunt gewoon binnen lopen en een meeting of presentatie beginnen. Alles kan, zolang je maar geen vaste afspraak maakt of om een planning vraagt. Onverwacht en spontaan is er dan van alles mogelijk... maar voordat we dát onder de knie hadden..."

"We hebben ons daarom regelmatig afgevraagd of we wel echt nuttig bezig waren. Het werk ging traag, de resultaten zijn niet wereldschokkend. ERPE heeft een nieuwe website gekregen en af en toe zorgen ze nu zelf voor een up-date :-) Ook is er een kinderdagverblijf gekomen waar men tevreden over is. Dus wat dat betreft is het goed gegaan."

"Achteraf blijkt dat de werkervaring ondergeschikt is geweest aan de grote culturele inzichten, nieuwe contacten, frisse omgeving en vele, vele ervaringen die we tijdens deze zes maanden hebben opgedaan."

"Een les voor ons die inspirerend en relevant is, verwoordt Moeder Teresa goed: "Ik beschouw de menigte niet als mijn verantwoordelijkheid. Ik kijk naar het individu.
Ik kan maar een mens per keer liefhebben." en "Het hele werk is maar een druppel in de oceaan. Maar had ik die druppel er niet in laten vallen dan zou er de oceaan een druppel minder bevatten. Dit geldt ook voor jou, voor je familie, voor de gemeenschap waarin je leeft. Begin maar,
één, één, één, één....".

Campesinas Chimborazo Wij Kermitos Stadsgezicht Telecentro ERPE Edwin en Barbara

~ Inhoudelijk: Over intranet

Intranet

Wat is een intranet

Wikipedia: "Een intranet is een privaat netwerk binnen een organisatie. Het kan bestaan uit verschillende aan elkaar gekoppelde LAN's. Voor de gebruiker is het net een private versie van Internet.
De meeste intranetten zijn via een gateway gekoppeld aan het wereldwijde Internet." Erm...

Jip en Janneke:

Hier is een IT-er op losgelaten, dat blijkt wel. Kijken of ik het kan omschrijven zodat Jip en Janneke het ook zouden begrijpen: een intranet is een website waar alleen mensen op kunnen die binnen hetzelfde bedrijf werken. Op zo'n intranet staat informatie die interessant en handig voor je kan zijn als medewerker, en kun je vaak handige hulpmiddelen vinden, zoals een telefoongids met de doorkiesnummers van al je collega's."

Dan doe ik het onderwerp uiteraard tekort, zoals je hieronder zult lezen. Tegelijkertijd snapt je CEO het dan misschien wel.

BBC

Social Computing - what’s in it for your organisation?

Written/selected for Stroomt by Euan Semple.

Euan Semple is an independent advisor on social computing for business, Euan pioneered the use of weblogs, wikis and online forums while at the BBC.

Forums, social networking tools, weblogs, and wikis are collectively known as Social Computing and their emergence in the business world has been driven by the experience and behaviours of millions of people on the web who use similar technologies day in day out to ask questions, get answers and seek out like minded individuals from around the world. Business unusual?

Reality at BBC

There are many benefits to this new informal, conversational online environment but it is unfamiliar and challenges many of our current assumptions about the workplace. All of the tools that are covered in this article pre-suppose a world in which staff are encouraged to say what they think, openly and freely, and to seek connections and collaboration with other staff. There are still significant cultural hurdles to be crossed before arriving at this envisioned world but putting in place an online environment that spreads the possibility of this way of working is an important start.

The BBC has been a pioneer in implementing these tools and this article takes a look at how they are already being used there to help people carry out their jobs on a day-to-day basis.

Forums

The forums are primarily used as a means of asking questions and getting answers and anyone with access to a BBC desktop PC can ask a question on any topic which can then be answered by any one of the staff who can see it. Having started small with a very low cost solution the system, and promoting its use simply by word of mouth, it’s use has now grown to reach almost 90% the organisation’s total population of approximately 30,000.

Social Networking tools

Within the last few years there has been a spate of tools developed for the web that build on the idea of yellow pages. Connect, the social networking tool originally developed for BP and still in use there, was the one that the BBC chose to use in an attempt to increase the informal networks in the organisation and make them more visible.

Weblogs

A number of senior executives in the BBC now have internal weblogs including Richard Sambrook, Director Global News & World Service. He started blogging partly as a way of understanding this phenomenon that was having such an impact on journalism and partly as a way of sharing his own learning as he took up a challenging role in the organisation. His blog has become a great example of the ease and directness of weblogs with around 6,000 staff accessing it each month. His ability to reflect in public on issues and challenges and to then engage in conversation, in his blog’s comments, with others interested or involved in these issues is a real departure from previous internal communications methods.

Wikis

The BBC installed a wiki tool around 3 years ago and the take-up has been faster for it than any of the other tools with around 5,000 staff currently using it. The use of BBC wikis falls into the following three main categories: web site creation, research and collaborative document creation. As an example we decided that we needed a policy for staff who have their own personal, external weblogs. Having identified our bloggers using Connect a colleague from Editorial Policy created a wiki page, wrote a “straw man” policy and e-mailed the URL of the page to the bloggers. They then piled in changing, editing, improving and discussing their changes until they eventually arrived at a position of consensus and the wiki page stopped changing. At this point the “document” was exported as a PDF and taken to the formal organisation for ratification. The power of this is that those affected by the policy were able to get directly, and very efficiently, involved in its creation and as such are much more likely to support and adhere to its guidelines.

Conclusion

For those of you not attracted to the benefits and opportunities described in this article I would suggest that you don’t have much choice. When the kids texting each other in the playground and instant messaging each other in the evenings start working for you the connectedness that we are only just beginning to understand will be second nature to them. They won’t stand for much less and the ability to connect and communicate with fellow workers will be part of their decision as to where they work.

Organisations who embrace this new environment, learn to get the best out of it and adjust to accommodate it’s potential will gain serious business advantage.

And those who don’t .........?

Author Contact

Euan Semple Contact info Euansemple.com Weblog Euan

Author Bio

Euan Semple is an independent advisor on social computing for business. He is a well known writer, thinker and public speaker on the subject and in recognition of his many accomplishments he was voted Information Professional Of The Year (2005) by Information World Review. Euan pioneered the use of weblogs, wikis and online forums while at the BBC and his work there continues to enable staff to work more effectively and more collaboratively across the entire organisation. While at the BBC Euan also worked on their award winning leadership programme and gained unparalleled experience in how to engage and inspire people with the possibilities of social computing as a business tool.

krant

Slecht Nieuws voor Intranet?

Door Iwan

Iedereen vindt er wat van, van intranet. Bijvoorbeeld dat er te weinig dingen op staan die zij interessant vinden. Of dat ze een smoelenboek missen. Of dat ze het nieuws nooit lezen dat de afdeling Interne Communicatie erop zet. Of dat ze informatie niet kunnen vinden die ze nodig hebben... Je bedrijf verkocht en je wist het niet?

Lees het intranet!

Ik vind ook een heleboel van intranet. Maar elke organisatie is anders en elk intranet is anders, dus ik kan nu nog niet zeggen of bepaalde functionaliteit goed voor jou zou zijn of niet. Of dat je weblogs nodig hebt. Daar moet ik je bedrijfsdoelen voor kennen en moet ik weten wat je doelgroepen zoal doen. En eigenlijk nog veel meer details. Wat ik wel kan, is een paar thema's aankaarten.

Recipe for success

Jim Collins heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar 'great companies'. Een relevant punt dat hij maakt is dat het niet technologie is wat bedrijven 'great' maakt. Technologie kan wel een versneller zijn, maar alleen als het wordt ingezet om het bedrijf heel specifiek te ondersteunen in het primaire proces.

Ondersteun met je intranet dan ook je primaire proces. Of accepteer dat het amper gebruikt gaat worden.

Onderzoek

Als je al de noodzakelijke dingen hebt gedaan, zoals het vaststellen van je doelen, doelgroepen, e.d., besteed dan in godesnaam veel tijd aan onderzoek. Dingen die je wil weten:

  • Hoe voeren mijn doelgroepen op dit moment hun werk uit? (tip: doe een contextual inquiry!)
  • Gaat mijn bedrijf veranderen? Stel scenario's op hoe je doelgroepen in de toekomst hun werk uitvoeren
  • Welke informatiebehoeften hebben mijn doelgroepen in het uitvoeren van hun werk?
  • Welke middelen heb ik (naast het intranet) ter beschikking om aan die informatiebehoeften te voldoen?
  • Lezen mijn collega's het nieuws?
  • Veul meer

Waarom is onderzoek belangrijk? De meeste intranetten worden opgezet vanuit de zender of worden gebaseerd op teveel aannames. Resultaat: veel tijd en geld gespendeerd aan een intranet dat niet wordt gebruikt.

Waar het intranet leeft

Ik herinner me projecten waarin een intranet werd gezien als een mega-portal die alle informatie binnen het bedrijf moest ontsluiten. Het intranet moest alles zijn voor iedereen.

Feit is dat het intranet niet altijd de beste oplossing is voor een specifiek probleem. Ben niet bang om te scopen. Je intranet moet het beste zijn in wat het moet doen. Voor andere doelen gebruik je andere middelen. Het gaat dus meer om een landschap aan middelen (dare I say, informatiehuishouding?).

Gebruik is niet persé goed gebruik

Let op dat je je prioriteiten op een rij hebt. Een "vraag & aanbod" onderdeel op je site is leuk en kan veel bezoekers trekken, maar is dat waar ze voor naar het intranet moeten komen? Is dat waar het budget voor is uitgetrokken? Sterker, je collega's moeten niet de hele dag op je intranet zitten als het niets met hun werk te maken heeft.

Open deuren?

  • Persoonlijk
    Ik gebruik een intranet als dat relevant voor me is. Het is relevant als het informatieaanbod op mij is aangepast.
  • Zoeken en vinden
    De meest gehoorde klacht op een intranet: ik kan niet vinden wat ik zoek. Zorg dat dat niet gebeurt. Zorg dat je informatiestructuur werkt en dat je een geweldig zoeksysteem hebt.
  • Killer app(s)
    Zet die Telefoongids erop! Of een ander ding waarvan je weet dat het superpopulair is. If you build it, they will come!

Het slechte nieuws

Is het intranet het beste kanaal voor Interne Communicatie om nieuws te delen? Ik betwijfel het. Nieuws heeft maar 1 van de 10 keer te maken met mijn primaire proces. De andere keren blijkt iemand jarig te zijn of van baan veranderd.

Als ik het intranet niet dagelijks nodig heb, ga ik er niet speciaal voor nieuws naartoe. En als ik wel met een speciaal doel naar het intranet ga (hey, de Telefoongids!), klik ik zo snel mogelijk daar naartoe, zonder het nieuws te lezen.

Tijd dus voor Interne Communicatie om een list te verzinnen.

~ Actuele Projecten

OHRA

OHRA

OHRA is van huis uit direct writer en vormt de directe divisie van Delta Lloyd Groep. Het streven van de Delta Lloyd Groep is om als financieel dienstverlener binnen enkele jaren één van de meest toonaangevende bedrijven in Noordwest Europa te zijn. OHRA biedt verzekeringen en financiële diensten ook online aan en deze zijn veelal 24 uur per dag af te sluiten.

OHRA wil dit laatste proces verder verbeteren en heeft Stroomt gevraagd hier extra capaciteit voor te leveren.
Wat doet Stroomt?

Wat Stroomt doet:

Stroomt helpt OHRA bij de verbetering van online aanvraagformulieren en aanverwante diensten en procedures.
Hierbij is Stroomt betrokken als adviseur en ontwerper. Stroomt reviewt de online aanvraagformulieren voor diensten op gebruiksvriendelijkheid waarbij wordt onderzocht of de bestaande gevraagde gegevens niet gemakkelijker (lees: korter en duidelijker) kunnen worden gepresenteerd aan eindgebruikers.

In totaal worden voor meerdere typen eindgebruikers procedures ontworpen. Waarbij hier onder eindgebruikers, nieuwe klanten, bestaande klanten én medewerkers worden verstaan. Bij dit verbeterproces zijn naast online aanvraagstraten ook callcentre aplicaties betrokken. Stroomt maakt hierbij deel uit van het team dat interactie ontwerpen oplevert ter ondersteuning van de (ver)werkprocedures.

Thieme Meulenhoff en Func

ThiemeMeulenhoff en Func

ThiemeMeulenhoff is een van de drie grootste educatieve uitgeverijen in Nederland en maakt deel uit van PCM-Uitgevers. ThiemeMeulenhoff maakt inspirerende leermiddelen die een effectief middel zijn in de dagelijkse onderwijspraktijk.

ThiemeMeulenhoff probeert ook optimaal gebruik te maken van internet. Eén van de partijen die dit voor ThiemeMeulenhoff realiseert is Func. Wat deed Stroomt?

Wat Stroomt deed:

Func internet integration heeft Stroomt gevraagd voor ThiemeMeulenhoff het interactieontwerp voor een toetsenbank te maken.

De toetsenbank is een grote verzameling vragen waar docenten zelf hun toetsen uit kunnen samenstellen. Om docenten hierbij te helpen levert ThiemeMeulenhoff zelf een aantal standaardtoetsen. Deze toetsen kunnen vervolgens worden ingeroosterd en online worden afgenomen. Studenten kunnen niet alleen de toets maken, maar in een door de docent geplande inzageronde ook worden bekeken. Eigen antwoorden kunnen zo worden vergeleken met de ideale antwoorden.

In korte tijd is in nauwe samenwerking met zowel ThiemeMeulenhoff als Func een ontwerp gemaakt voor de gehele toetsenbank. Frismedia verzorgt de vormgeving.

Toetsenbank

SNS Regio Bank

SNS Regio Bank

Op 1 juli 2007 is Regio Bank van ING Bank officieel overgenomen door SNS REAAL. Regio Bank gaat sindsdien samen verder met een ander label van SNS REAAL, CVB Bank, onder de naam SNS Regio Bank. Samen bedienen ze ongeveer 800 intermediairs (dat is veel!).

Op 1 juli moest er een nieuwe website en een nieuw extranet worden gelanceerd om consumenten en intermediairs te bedienen.

Wat deed Stroomt?

Wat Stroomt deed:

Stroomt heeft het project begeleid dat ervoor zorgde dat de website en extranet op tijd en volgens wensen live stonden. Door de beperkte tijd is daarbij niet gekozen voor een hele nieuwe website, maar werden bestaande spullen aangepast.

Tegelijkertijd heeft Stroomt een plan ontwikkeld voor de gebruikersondersteuning bij het extranet. Dit plan is door SNS Regio Bank geïmplementeerd.

Op onze website vind je meer recent werk.

Wanneer er een nieuwe uitgave uitkomt melden we dat per mail. Op de hoogte blijven?

Geen interesse meer? Laat dat even weten, dan verwijderen we je uit de verzendlijst.

Ook voor andere zaken kun je natuurlijk gerust contact met ons opnemen.

Bezoek ook onze site:
www.stroomt.com